Kanban: Definition und Grundprinzipien
Ursprung und Entwicklung von Kanban
Kanban, eine Methode im Projektmanagement aus Japan, deren Name "visuelles Signal" oder "Karte" bedeutet, hat sich als effektive Methode zur Verwaltung von Arbeitsabläufen etabliert. Sie basiert auf dem Prinzip der Visualisierung und kann auf jede Art von Arbeit angewendet werden, die einen wiederholbaren Prozess hat.
Das Herzstück der Kanban-Methode ist das sogenannte Kanban-Board. Es ist ein visuelles Werkzeug zur Darstellung des Arbeitsflusses und besteht in der Regel aus mehreren Spalten, die jeweils eine Phase des Arbeitsprozesses repräsentieren. Typische Phasen sind "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Erledigt". Die Aufgaben innerhalb dieser Phasen werden durch Karten dargestellt, die sich von einer Spalte zur nächsten bewegen, je nachdem in welcher Phase sie sich befinden.
Die Einführung von Kanban erfordert keine großen Veränderungen im Team oder in den bestehenden Prozessen. Stattdessen wird es schrittweise eingeführt und ermöglicht so kontinuierliche Verbesserungen ohne große Störungen im Arbeitsfluss. Dieses Prinzip unterscheidet Kanban von anderen agilen Methoden wie Scrum.
Ein weiterer wichtiger Aspekt von Kanban sind die sogenannten WIP-Limits (Work In Progress). Diese legen fest, wie viele Aufgaben gleichzeitig in einer bestimmten Phase bearbeitet werden können. Durch diese Begrenzung können Engpässe frühzeitig erkannt und behoben werden. Zudem helfen sie dabei, die Kapazitäten des Teams optimal zu nutzen und Überlastung zu vermeiden.
Durch die Visualisierung des Arbeitsflusses auf dem Kanban-Board wird zudem Transparenz geschaffen. Alle Teammitglieder können jederzeit den Status der einzelnen Aufgaben einsehen und wissen genau, wo sich Engpässe befinden oder wo Ressourcen fehlen. Dadurch kann das Team schneller reagieren und Lösungen finden.
Neben diesen Vorteilen bietet Kanban auch Möglichkeiten zur Messung und Verbesserung der Leistungsfähigkeit eines Teams. So können beispielsweise Durchlaufzeiten gemessen werden - also die Zeit vom Start bis zur Fertigstellung einer Aufgabe - um Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren.
Grundprinzipien von Kanban
Beginnen Sie mit dem, was Sie gerade tun: Dieses Prinzip besagt, dass Kanban nicht eine vollständige Überarbeitung des aktuellen Arbeitsprozesses erfordert. Stattdessen kann das Team seine bestehenden Prozesse auf einem Kanban-Board visualisieren und von dort aus Verbesserungen vornehmen. Es geht darum, die aktuelle Arbeit zu verstehen und sie dann schrittweise zu optimieren.
Änderungen schrittweise und evolutionär verfolgen: Die Kanban-Methode fördert kleine, stufenweise Veränderungen anstatt radikaler Umgestaltungen. Dies hilft dabei, Widerstand gegen Veränderungen innerhalb des Teams zu minimieren und ermöglicht es den Teammitgliedern, sich an neue Arbeitsweisen anzupassen. Es ist ein kontinuierlicher Prozess der Verbesserung.
Aktuelle Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten berücksichtigen: Bei der Einführung von Kanban sollen die bestehenden Strukturen respektiert werden. Das bedeutet nicht nur die Anerkennung der aktuellen Arbeitsabläufe sondern auch die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters im Team. Durch Visualisierung auf dem Kanban-Board können Engpässe oder Ineffizienzen im Prozess identifiziert werden.
Führungsverantwortung auf allen Ebenen fördern: Jedes Mitglied eines Teams hat eine Rolle bei der Implementierung von Kanban und bei der kontinuierlichen Verbesserung des Arbeitsflusses zu spielen - nicht nur das Management oder Projektmanager. Dieses Prinzip fördert Eigenverantwortung und Engagement aller Mitarbeiter für den Erfolg des Projekts.
Kernpraktiken von Kanban
Das Kanban-Board ist ein mächtiges Werkzeug, das dazu dient, Arbeitsprozesse zu visualisieren und den Arbeitsfluss zu optimieren. Ursprünglich in der japanischen Automobilindustrie entwickelt, hat es sich mittlerweile in vielen Branchen als effektives Mittel zur Steigerung der Produktivität etabliert.
Das Herzstück eines jeden Kanban-Boards sind die Karten, die jeweils eine Aufgabe repräsentieren. Diese werden auf dem Board platziert und durchlaufen verschiedene Phasen - von "To Do" über "In Arbeit" bis hin zu "Erledigt". Dabei ist es wichtig, dass die Menge an gleichzeitig durchgeführten Aufgaben begrenzt wird. Dieses Prinzip wird als Work in Progress (WIP) Limit bezeichnet und soll sicherstellen, dass sich das Team nicht verzettelt und stattdessen konzentriert an einer überschaubaren Anzahl von Aufgaben arbeitet.
Um den Arbeitsfluss weiter zu optimieren, können sogenannte Serviceklassen eingeführt werden. Sie helfen dabei, Prioritäten zu setzen und Ressourcen effizienter einzusetzen. So könnten beispielsweise dringende Aufgaben bevorzugt behandelt werden oder bestimmte Teams könnten sich auf spezielle Arten von Aufgaben konzentrieren.
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Nutzung eines Kanban-Boards sind klar formulierte Prozessregeln. Sie definieren genau, wie mit den Karten umgegangen wird - wann eine Karte bewegt wird, wer dafür verantwortlich ist und was passiert, wenn eine Karte fertiggestellt ist. Diese Regeln sorgen für Transparenz und Verbindlichkeit im Team.
Doch auch das beste System nützt nichts ohne eine kontinuierliche Verbesserung. Daher sollte immer wieder Feedback eingeholt und dieses genutzt werden, um den Prozess anzupassen und zu verbessern. Hierfür eignen sich regelmäßige Rückkopplungsschleifen wie etwa wöchentliche Meetings oder retrospektive Diskussionen am Ende eines Projekts.